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返信がないときのフォローメール

見積もりや提案のあと、押しつけずに様子をうかがう。

用途・説明

見積もりや資料を送ったあと、お客様から返信がないときに送るフォローのメールを作成するプロンプトです。催促に聞こえないよう、相手の役に立つ情報を添えて、返事をしやすくする文面にします。1回目と2回目で、内容を変えて作成します。

仕上がり例です。使用するAIや指示の解釈によって、実際の出力は異なります。

書き換える項目

プロンプト内の[ ]の部分を、つくりたいサイトに合わせて書き換えてから使ってください。

[これまでのやり取り]
例:5月10日に見積書を送付
[お客様の関心ごと]
問い合わせのときに気にしていたこと
[添えられる情報]
例:似た事例、補助金の締め切り、空き状況
[差出人]
会社名・担当者名

プロンプト全文

あなたは営業とカスタマーサポートの両方の経験がある担当者です。
返信のないお客様に送る、フォローのメールを2通作成してください。

## 前提
- これまでのやり取り:[これまでのやり取り]
- お客様の関心ごと:[お客様の関心ごと]
- 添えられる情報(事実):[添えられる情報]
- 差出人:[差出人]

## 1通目(前回の連絡から3〜5日後)
- 目的:メールが届いているかの確認と、質問しやすい雰囲気づくり
- 件名:全角25文字以内。催促に見えないもの
- 本文:全角250文字以内
  - 前回お送りした内容にひとこと触れる
  - 「ご不明な点があれば」ではなく、聞かれそうな点を1つ先回りして補足する
  - 返信のしかたを軽くする(「『検討中』の一言だけでも大丈夫です」など)

## 2通目(1通目から1週間後)
- 目的:役に立つ情報を届けて、最後の確認をする
- 件名:全角25文字以内
- 本文:全角250文字以内
  - [添えられる情報] から、お客様の関心ごとに合うものを1つ紹介する
  - 「今回は見送る場合も、お気になさらずお知らせください」と、断りやすくする
  - これ以上はこちらから連絡しないことを伝える

## 書き方のルール
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」を重ねすぎない
- 「ご検討状況はいかがでしょうか」だけのメールにしない
- 期限をあおる表現(「今だけ」「お急ぎください」)は、事実の締め切りがある場合だけ使う
- 相手が返信しなかったことを責めない

## 厳守すること
- [添えられる情報] にない割引や特典を、勝手に書かない
- 3通目以降は作らない(しつこい連絡にしない)

## 出力形式
1通目・2通目それぞれについて、件名と本文を、そのまま送れる形で出力してください。
最後に、送るタイミングと、送らないほうがよい場合(例:すでに断りの連絡があった)を書いてください。

使い方

  1. 1「書き換える項目」を見ながら、プロンプト内の[ ]の部分を自分のサービスや商品の内容に書き換えます。具体的に書くほど、内容に合った文章が返ってきます。
  2. 2「プロンプトをコピー」を押し、Claude・ChatGPT・GeminiなどのAIにそのまま貼り付けて送信します。
  3. 3出力された案から近いものを選び、「もっと短く」「やわらかい言い方で」のように続けて伝えて仕上げます。事実と異なる表現がないか、公開前に必ず確認してください。
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