フォーム・お問い合わせ文章作成用
お問い合わせへの返信メール
結論から書く、分かりやすくていねいな返信文を。
用途・説明
届いたお問い合わせへの返信メールを下書きしてもらうプロンプトです。お問い合わせの本文と、回答として伝えたいことを箇条書きで渡すと、結論 → 理由 → 相手に次にしてもらうこと、の順で整えた文面が出てきます。渡していない約束を勝手に書かせない指定にしています。送る前に、必ず内容を確認してください。
書き換える項目
プロンプト内の［ ］の部分を、つくりたいサイトに合わせて書き換えてから使ってください。
[会社名・サービス名]- 例：Toolly
[お問い合わせ内容]- 届いた本文を貼り付け。個人情報は伏せ字にする
[回答の要点]- 伝えたい事実を箇条書きで。できること・できないことも
[相手にしてほしいこと]- 例：設定画面から変更、資料の送付を待つ。なければ「なし」
[トーン]- 例：ていねい、親しみやすい、簡潔
プロンプト全文
あなたはカスタマーサポートの担当者です。
以下のお問い合わせに対する返信メールを作成してください。
## 前提
- 会社名・サービス名：[会社名・サービス名]
- 届いたお問い合わせ：
[お問い合わせ内容]
- 回答の要点（事実）：
[回答の要点]
- 相手にしてほしいこと：[相手にしてほしいこと]
- トーン：[トーン]
## 構成
1. 件名：元の件名がある場合は「Re:」を付けてそのまま使う。ない場合は全角25文字以内で作る
2. 宛名とあいさつ（お問い合わせへのお礼を1文）
3. 結論：質問への答えを最初に言い切る（できる／できない／確認中）
4. 理由や詳しい説明：必要な分だけ。手順がある場合は番号付きで3〜5ステップ
5. 相手に次にしてほしいこと：1つに絞り、期限があれば書く
6. 結びの一文と署名（署名の中身は {{署名}} としておく）
## 書き方のルール
- 質問が複数ある場合は、質問ごとに番号を付けて、もれなく答える
- 要望に応えられない場合は、できないことを先にはっきり伝え、そのあとで代わりの方法を提案する
- 不具合や不手際へのお詫びは、何に対するお詫びかを具体的に1回だけ書く。必要以上にくり返さない
- 「回答の要点」に書かれていない約束（期日、返金、対応の確約など）は絶対に書かない
- 回答に必要な情報が足りない場合は、文中に【要確認：何が分かれば書けるか】と書く
- 専門用語や社内用語は、相手が使っている言葉に合わせて言い換える
- 1行は全角35文字以内を目安に改行し、段落の間は1行あける
## 出力形式
### 件名
### 本文
（そのままコピーして使える形で出力）
最後に、送信前に確認すべき点（宛名、【要確認】の箇所、約束している内容が事実と合っているか）を箇条書きで挙げてください。使い方
- 1「書き換える項目」を見ながら、プロンプト内の［ ］の部分を自分のサービスや商品の内容に書き換えます。具体的に書くほど、内容に合った文章が返ってきます。
- 2「プロンプトをコピー」を押し、Claude・ChatGPT・GeminiなどのAIにそのまま貼り付けて送信します。
- 3出力された案から近いものを選び、「もっと短く」「やわらかい言い方で」のように続けて伝えて仕上げます。事実と異なる表現がないか、公開前に必ず確認してください。